Com certeza já ouviu falar de produtividade e já desejou ser mais produtiva. Quer trabalhe sozinha ou por conta de outrem, a palavra produtividade já foi mencionada. Mas será que realmente compreendemos o que é ser produtivo?
Produtividade = Trabalhar muito?
Penso que a ideia geral da maioria das pessoas é que ser produtivo é trabalhar muito e a toda a hora. No entanto isto não podia estar mais errado. Ser produtiva é muito mais sobre otimizar o tempo que leva a trabalhar e menos sobre trabalhar durante mais tempo. Por outras palavras, a ideia é conseguir fazer mais e melhor gastando o mínimo de recursos possíveis (neste artigo falamos de tempo especificamente).
Consegue perceber a diferença?
Para ser produtiva tem de ignorar a qualidade?
A ideia é conseguir criar mecanismos e ter ferramentas que a ajudem a gerir o seu tempo de forma mais eficaz para que consiga fazer trabalho de qualidade em menos tempo. E saliento a importância de qualidade, pois mais uma vez produtividade não é fazer tudo rápido mas sem qualidade. Nesses casos irá provavelmente ter que refazer tudo e acaba por perder mais tempo do que se tivesse feito bem à primeira.
Tenho um artigo sobre como gerir o seu tempo que pode ler aqui.
Técnicas de Produtividade
Existem várias técnicas de produtividade como o Getting Things Done (GTD), a Matriz de Eisenhower, a técnica do Pomodoro, entre outras. Todas elas têm aspetos interessantes e que pode adaptar ao seu dia-a-dia, por isso aconselho a fazer uma rápida pesquisa para se familiarizar com elas e perceber se podem funcionar consigo.
Contudo na minha opinião e na minha experiência pessoal, muitas vezes estas técnicas não funcionam da mesma forma com todas as pessoas e com todos os tipos de trabalho.
Vamos pegar no exemplo da técnica do Pomodoro, que de forma muito simplista consiste em trabalhar em intervalos de 25 minutos com pausas de 5 minutos. Para mim esta técnica não é muito vantajosa pois eu levo algum tempo a entrar no ritmo de cada tarefa. Se fizer pausas cronometradas a meio do projeto estou a perder a concentração e é muito mais difícil voltar a entrar no ritmo em que estava, aliás muitas vezes não consigo mesmo.
Neste caso, para mim faz mais sentido fazer estas pausas quando acabo um projeto ou no caso de ser um projeto demorado quando existe naturalmente uma pausa no raciocínio ou na ação que estou a fazer.
O que é que eu fiz aqui? Peguei numa técnica de produtividade e adaptei-a à minha forma de trabalhar.
A GTD é talvez uma das técnicas que eu aprecio mais pois vai de encontro à minha obsessão com listas.
O melhor a fazer é retirar de cada técnica aquilo que faz sentido para si e criar o seu próprio sistema, só assim vai conseguir otimizar o seu tempo de forma natural e fácil de cumprir.
Algumas sugestões
Apesar de achar que é importante criar um sistema que se adapte a si e para isso teria de conhecer a forma como trabalha melhor, há certas coisas que são importantes na hora de aumentar a sua produtividade que vou partilhar consigo:
- Tenha uma lista de tarefas
- Organize a sua lista por ordem de prioridade e/ou dificuldade
- Defina prazos para cada tarefa para que sinta maior motivação para acabar
- Saiba quando é mais produtiva (em que altura do dia consegue fazer o seu melhor trabalho)
- Procure um ambiente de trabalho que seja livre de distrações
- Conheça as suas fraquezas e esteja atenta a elas para poder geri-las
- Faça pequenas pausas para mudar de posição, comer, beber uma bebida ou fazer pequenas tarefas mais casuais que ajudem a descansar o seu cérebro (apenas faça essas pausas quando sente que não está a conseguir avançar mais ou quando finaliza um projeto ou parte de um projeto e faz sentido fazer uma pausa antes de avançar)
- Tente não fazer pausas demasiado grandes e sem duração definida para não se perder no tempo
- Mantenha o seu ambiente confortável (temperatura, barulho, cadeira, equipamentos, etc)
- Procure alguém (colega de trabalho ou colega empreendedor) para falar sobre as suas frustrações ou dificuldades. Irá sentir-se melhor se não se sentir sozinha
- Tente organizar o seu dia de forma a começar o dia com uma atividade ou ritual que lhe traga felicidade, desta forma sairá da cama com mais facilidade
- Procure acabar o seu dia com uma atividade ou ritual que lhe dê animo e a faça ter algo bom por que ansiar
Não consegue aumentar a sua produtividade?
Há coisas que por mais que sejam organizadas e estruturadas nunca mudam. O dia só tem 24 horas e vocês só tem duas mãos e um cérebro.
Por isso pode dar-se o caso de que por mais sistemas e técnicas de produtividade que implemente não conseguir fazer tudo o que gostava de fazer.
Neste caso sugiro que contrate uma Assistente Virtual. Parece-lhe uma ideia estranha? Um desperdício de dinheiro?
Contratar uma Assistente Virtual pode ser o investimento que precisa de fazer para o sucesso do seu negócio.
Faça as seguintes contas: Quanto dinheiro conseguia fazer se trabalhasse a fazer as tarefas do seu negócio que só você consegue fazer e delegasse o trabalho que pode ser feito por outra pessoa a uma assistente virtual? Se o que ganhar for maior que os custo de contratar a Assistente Virtual então já está a ganhar. Por outro lado, e dependendo das tarefas que delegar, a Assistente Virtual pode ser uma mais valia e não só lhe disponibilizar mais tempo como acrescentar valor ao seu negócio, o que se traduz em ainda mais e melhores resultados.
Sendo assim, uma assistente virtual pode ser o investimento que precisa fazer para melhorar a produtividade e a qualidade do seu trabalho.
Só vantagens, não?
Enviar-me uma mensagem a pedir um orçamento não tem qualquer custo nem obrigatoriedade de trabalharmos juntos.
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