Sabe fazer a gestão do seu tempo? Costuma planear a sua semana? Sente que está constantemente em contra relógio e que o dia não tem horas suficientes? O seu dia-a-dia não é agradável e está sempre desejando que o dia acabe?
Na sociedade em que vivemos existe uma grande pressão social e profissional de estar sempre a fazer, a alcançar, a avançar. É a cultura do “work hard, play hard” e do #hustling e por aí fora. Contudo também vivemos numa sociedade cheia de distrações, com aparelhos a apitar a toda a hora, de pressão para ser saudável, cuidar do nosso bem estar, ser a melhor mãe, ser a melhor companheira, saber cozinhar e estar sempre apresentável, ser social, praticar desporto, evoluir na carreira e ser promovida, ganhar mais dinheiro, comprar um carro melhor e ir de férias, mas nunca parar de trabalhar…
É normal que se sinta sufocada pela pressão e que não tenha tempo suficiente para fazer tudo.
Antes de mais quero dizer-lhe, e sinceramente espero que já saiba, mas é sempre bom recordar que: Quem deve estabelecer as prioridades na sua vida é você. Não se sinta pressionada a ser ou fazer nada que não seja uma ambição sua só porque alguém disse que para vencer na vida tem que conseguir X, Y ou Z. É impossível conseguir atingir a excelência em todos os aspetos da sua vida e está tudo bem.
E por essa mesma razão não há uma receita que funcione para todos, apenas algumas guias que lhe podem ajudar a ter mais clareza na hora de fazer a gestão do seu tempo.
Em primeiro lugar, pensado em si e no que faz sentido para si sugiro que:
Estabeleça as suas prioridades
Estabeleça as prioridades que fazem sentido para si. Determine quais são os seus objetivos. Apenas irá conseguir alcançar sucesso nas coisas que realmente quer, por isso tentar fazer tudo ao mesmo tempo porque a sociedade diz que o deve fazer apenas vai fazer com que fique frustrada quando falhar.
Quando tiver as suas prioridades definidas vai conseguir gerir o ser tempo muito melhor pois tudo o que se propor a fazer faz sentido e é importante para si.
Lembre-se que as suas prioridades podem mudar ao longo do tempo, e mais uma vez está tudo bem. Pode sempre adaptar o seu dia-a-dia a novas prioridades que vão surgindo na sua vida. Nada tem de ser rígido e estático.
Saiba em que altura do dia está mais ativa
Mais uma vez não somos todos iguais, e por isso de nada lhe serve eu lhe dizer que deve acordar às 6 horas todas as manhãs e estar na cama às 21h se você não funciona bem de manhã e fica tipicamente mais ativa à noite.
Saber quando estamos mais ativos e em que altura do dia estamos mais focados ou não é imperativo para uma boa gestão do nosso tempo.
Acredito mesmo que seja a peça mais importante, porque pode estar a obrigar o seu cérebro e corpo a fazerem uma coisa que não são capazes de fazer e com certeza não vai conseguir grandes resultados assim. O único resultado que vai conseguir é o aumento a sua frustração. Não é bem isso que procura, pois não?
Conheça o seu corpo, oiça o que ele lhe diz e organize o seu dia de forma a fazer as tarefas mais exigentes e que requerem mais foco na altura do dia em que está mais ativo e reserve tarefas mais simples e menos importantes para a altura do dia em que o seu poder de concentração não é tão grande.
Para mim, estou mais ativa de manhã e ao final da tarde. Depois do almoço e à noite estou distraída e sonolenta então reservo essas alturas para fazer coisas em casa ou tratar de mim.
Deite tudo cá para fora
O nosso cérebro já faz tanto por nós que o mínimo que podemos fazer por ele é dar-lhe algum descanso passando para o papel ou para um suporte digital tudo o que queremos lembrar e que anda desorganizado na nossa cabeça. Desde que me lembro que adoro fazer listas. Faço listas para tudo. Lembro-me quando era miúda e ia passar a noite na casa da minha avó fazia uma lista das coisas que tinha que levar na mala. Normalmente essa lista consistia de: escova de dentes, pijama, roupa interior e uma caixa de plástico cheia de barbies. Mas mesmo assim ainda fazia a lista, e para ser super sincera ainda hoje sou assim.
Quem me conhece bem sabe que não faço nada sem uma lista. Não é infalível, mas já é uma grande ajuda na hora de se lembrar de tudo.
Escreva a sua lista de tarefas, de prioridades, de objetivos, datas, compras, aniversários, pagamentos, consultas, reuniões e por aí fora.
Como em todas as outras sugestões que lhe dei, adapte esta à sua vida e às suas prioridades.
Procure a ferramenta de gestão de tempo que funcione para si
Agora que já estabeleceu as SUAS prioridades, que já sabe quando está mais ativa e já apontou tudo o que quer e precisa fazer está na hora de planear o seu dia-a-dia.
É aqui que verdadeiramente acontece a gestão de tempo. É nesta fase que vai conseguir tirar maior partido do seu tempo.
Existem várias ferramentas que a ajudam a planear o seu dia e a a organizar as suas tarefas. Algumas são o Notion, Trello, Asana, Calendários (Google, Outlook, etc) Experimente até encontrar o que faz sentido para si.
O que todas estas ferramentas têm em comum é que a ajudam a planear.
Planear é a chave para conseguir tirar maior partido do seu tempo.
Quando planeio a minha semana gosto de começar por apontar tudo, tudo o que tenho para fazer nessa semana, por mais básico que seja.
Para distribuir as tarefas pelo calendário, eu uso o Calendário Google, começo pelos compromissos com hora e dia marcado. Depois analiso as prioridades e as tarefas mais exigentes e tento coloca-las nas horas do dia em que sou mais ativa e vou continuando até ficar sem tarefas na lista.
Algumas sugestões para poupar tempo:
- Planeie tarefas parecidas de seguida. O seu cérebro vai estar concentrado nesse assunto e vai conseguir ser mais produtivo se não estiver sempre a mudar de assunto
- Agrupe tarefas por locais. Por exemplo se tem que pôr combustível e quer lavar o carro e ir às compras nessa semana, faça logo tudo de uma vez.
Gosto de separar as tarefas por cores para poder perceber imediatamente o tipo de tarefa que é. Tenho uma cor para cada trabalho/cliente, uma para tarefas pessoais, para tarefas relacionada com a casa, etc.
Também coloco alarmes quando agendo cada tarefa para receber uma notificação com 30mins de antecedência cada vez que está na hora de supostamente mudar de tarefa.
Contudo não sou muito rígida nesse sentido. Se estiver a fazer alguma coisa e estou mesmo focada e está a correr bem tento aproveitar esse embalo mesmo que seja suposto mudar de tarefa.
Tendo isto em conta aqui fica a minha última sugestão.
Seja Flexível
Planear a sua agenda com este pormenor pode parecer um hábito muito rígido e estático, mas não tem de ser nada disso. E até funciona melhor se não for.
Tem que haver alguma disciplina para que as coisas apareçam feitas, se for muito relaxada e não seguir o seu planeamento de todo não vão acontecer milagres como é óbvio. Contudo não há nada que a impeça de ser flexível com o seu planeamento e calendário.
Por isso gosto de todas as noites olhar ao resto da semana e tentar perceber se o que planeei no início da semana ainda faz sentido. Se consegui fazer tudo o que tinha planeado nesse dia ou se preciso de passar alguma tarefa para o dia seguinte.
Também podem surgir novas tarefas ou compromissos durante a semana que exigem uma reorganização da sua semana, por isso nunca sinta que o seu planeamento tem que ser rígido, desde que consiga manter alguma disciplina na hora de realmente fazer o que planeou.
Estas são as minhas sugestões para fazer a gestão do seu tempo de forma personalizada às suas prioridades e estilo de vida. Conseguir encontrar um sistema que se adeque a si, é o mais importante para garantir o sucesso. Se estiver a tentar seguir o que outra pessoas faz mesmo que não faça sentido para si, é normal que não consiga obter resultados.
Não desista à primeira, vá experimentando várias formas de gerir e planear o seu tempo até encontrar a que funciona para si.
Por mais que se organize e planeie a sua semana não consegue fazer tudo o que tem para fazer?
Como Assistente Virtual posso ajudar a aliviar algumas das suas tarefas para que se consiga dedicar àquilo que realmente quer e gosta de fazer.
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